《The Intern / 高年級實習生》–職場上司與下屬本分介紹

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資料來源:http://ryanhuang13.pixnet.net/blog/post/437283076-%E3%80%8Athe-intern—%E9%AB%98%E5%B9%B4%E7%B4%9A%E5%AF%A6%E7%BF%92%E7%94%9F%E3%80%8B%E8%A7%80%E5%BE%8C%E6%84%9F%E6%83%B3%E2%80%94%E4%B8%8A%E7%8F%AD

 

下屬部分:

初階:

1.了解主管的目標： Ben 探聽到 Jules 的遴選接班人計劃，才知道自己能夠給予什麼建議或幫助。

 

 

 

2.了解主管的溝通方式及偏好的資訊取得方式： Ben 聽到 Jules 在告別時說出 sayonara（日文的”再見”）， 下一次馬上學起來。另外， Jules 喜歡用手機的聊天軟體詢問工作進度， Ben 就得去買智慧型手機和學習使用方法。

 

 

 

3.了解主管的生活作息習慣：

 

1) 發現
Jules 拜訪客戶靠司機接送，私底下阻止一場潛在危機。

 

2) 察覺
Jules 過於緊張沒吃中飯，直接去跟客戶開會，便趁等候時間買了熱湯，等她開完會上車就可享用。

 

3) 了解
Jules住在哪裡，應酬喝醉時可以送她回家。

 

4) Jules 每天來上班看到堆滿雜物的辦公桌，心情就不好，於是 Ben 提早幾個小時上班，偷偷把桌子清理乾淨。

 

5) Jules 沒下班之前， Ben也不下班，一方面看主管是否需要幫忙，一方面彰顯自己一同奮戰的決心。

 

 

 

4.了解主管的管理風格：老闆特別重視的東西就要做到符合期待，不要把太多時間花在老闆覺得可有可無的事情上。

 

 

 

5.了解自己的角色定位：就算幫上忙或提供實用建議， Ben 從不居功，會客氣地說這些全是
Jules 早知道的東西，只是希望聽自己說出來而已。

 

中階🙁向上管理)

1.主動報告工作進度

 

 

 

2.對主管的詢問有問必答且清楚

 

 

 

3.瞭解主管的言語： Ben 必須搞懂網路服飾公司的行話，並且用年輕人的新創語言和同事及老闆溝通。

 

 

 

4.對主管保持尊重： Ben 謹守分際，即使無意間聽到 Jules 的私事，她沒有主動提起，自己絕不過問。

 

 

 

5.虛心接受指正，不犯二次錯

 

 

 

6.不忙時主動幫助他人： Ben 在同事之間的外號是
Mr. Congeniality (最佳人緣先生)，他好心地讓找不到房子的同事借宿家裡；和秘書一同處理堆積如山的待辦事項；以及協助同事發送物品。

 

 

 

7.毫無怨言地接受任務： Jules 假日要出差， Ben 義不容辭犧牲休閒時間護駕；Jules 的司機臨時找不到人， Ben 馬上擔任代理司機；Jules 的老公生病，不能送小孩去上學， Ben 自告奮勇願意幫忙；Jules 一有突發狀況，Ben 就把排好的約會延期協助處理。

 

 

 

8.對工作主動提出改進措施：Ben 在很短的時間內瀏覽相關報表，就指出了行銷預算分配的問題

 

進階🙁向上管理)

1.說到做到，不隨便說做不到：Jules 捅出大簍子時， Ben 立刻和同事組成救援小組，冒著很大的風險，硬是完成收拾殘局的任務。

 

 

 

2.永遠都不要有驚喜 ：不能報喜不報憂，壞消息更要讓老闆第一時間知道，而非被別人告知，像 Ben 到 Jules 家裡處理棘手任務，發現苗頭不對時，就算 Jules 正在開會也要及時求救。

 

 

 

3.對細節瞭若指掌

 

 

 

4.別害怕提出意見：

 

1) Ben 代理司機職務時， Jules 要求走自己熟知的路線， Ben 委婉地建議另一條捷徑，後來證明 Ben 才是對的。

 

2) Ben 受過秘書的幫助，因此提醒 Jules 記得感謝秘書的付出，除了幫秘書美言幾句，更替主管的形象加分。

 

5.把握時間長話短說： Jules 待在公司的時候， Ben 事先調查要開幾場會議，掌握開始和結束時間，才知道方便問話的時間。

 

6.清楚自己真正的工作內容

 

 

 

 

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上司部分:

【親上火線】

Jules 每天有開不完的會議、處理不完的公事，但她仍抽空親自接聽客訴電話，一方面了解第一線的狀況，二方面把握機會挽救公司形象。舉例來說，有客戶抱怨禮服顏色出錯， Jules 不光安排以最快速度補送，甚至決定全額退款。

 

 

 

【用你想被對待的方式去對待客戶】

Jules 訂購公司的衣服送來家裡，發現包裝很不理想，親身到工廠指導正確的包裝方式，她跟員工說：「要想像成這是一份送給你自己的禮物」，
將心比心，才會讓客戶感動。

 

 

 

【及時回饋】

Jules 公司裡面有一項傳統，當員工作了一件值得鼓勵的事情，主管就會拉繩子敲鐘，請大家鼓掌。這應該是每位屬下希望主管做到的事情，在表現良好時，第一時間受到正面的肯定。

 

 

 

【以身作則】

某位主管在公司裡面要推動高年級實習生計畫，他對 Jules 說：”Leaders set the tone”， 一旦從 CEO 本身做起， 率先聘請 Ben 為特助，請其他主管效法就相對容易。

 

 

 

【掌握屬下工作負擔】

Jules 的秘書桌上已經被待辦公事的文件淹沒，她還是搞不清楚狀況，繼續指派工作，這個現象雙方都要負責，屬下沒有適時反映，主管沒有細心觀察。

 

 

 

【記住屬下姓名】

以一家兩百多人的公司來說，執行長很難記住每位員工的名字，假如能記住某些 key person 的姓名，會是大大的加分，讓員工感到自己很受重視。